David Allen, trong tác phẩm kinh điển "Hoàn thành mọi việc" (Getting Things Done), đã đưa ra một lời khuyên vô cùng thực tế. Ông nói rằng những người năng suất nhất là những người biết lợi dụng những "khe hở" thời gian ngắn ngủi xuất hiện trong ngày.

Họ chuẩn bị sẵn trong đầu những nhiệm vụ 2 phút: dọn dẹp file trên máy tính, kiểm tra email, chấp nhận một lời mời... Họ hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ này để dọn dẹp tâm trí, chuẩn bị cho sự tập trung vào những công việc lớn lao, quan trọng hơn.

Chúng ta trì hoãn vì chúng ta nghĩ về các bước cần làm. Allen đã đúng khi cho rằng, trong nhiều trường hợp, "làm thì tốn ít thời gian hơn là nghĩ về việc đó”. Đây là một quy tắc tuyệt vời cho mọi cá nhân. Một công cụ sắc bén để tự quản lý.

Nhưng, tôi phải nói với bạn: Các nhà lãnh đạo hiện đại đã biến "Định luật 2 phút" thành một vũ khí hủy diệt sự tập trung.

Hãy nhớ lại chương trước, khi chúng ta nói về "Làm Từng Việc Một" và sự nguy hiểm của "hoán đổi nhiệm vụ"

Điều gì xảy ra khi một nhà lãnh đạo lạm dụng Định luật 2 phút?

Họ biến quy tắc cá nhân của họ thành sự ngắt quãng của người khác.

Một nhà quản lý thấy một email. Họ nghĩ: "Ah, trả lời việc này chỉ mất 2 phút." Và họ lập tức chuyển tiếp nó cho 5 nhân viên với một dòng chữ "FYI" - For Your Infomation (Cho bạn biết) hoặc "Vui lòng xem xét". Họ vừa tiết kiệm 2 phút của họ bằng cách đánh cắp 2 phút (và quan trọng hơn, là dòng chảy tập trung) của 5 người khác.

Họ đi ngang qua bàn của một kỹ sư đang tập trung sâu (người mà chúng ta đã cố gắng bảo vệ ở chương trước). Họ vỗ vai anh ta: "Này, tôi có câu hỏi này, chỉ mất 2 phút thôi”. Bùm! "Dòng chảy" bị phá vỡ, sự tập trung tan biến. Và phải mất 20 phút sau đó, người kỹ sư mới có thể quay trở lại trạng thái tập trung ban đầu. Nhà quản lý đó đã "tiết kiệm" 2 phút của mình bằng cách đốt 20 phút của nhân viên.

Các nhà lãnh đạo ngày nay đang tạo ra một nền văn hóa "bão 2 phút". Họ tôn vinh sự phản ứng tức thì. Họ lấp đầy lịch của "người nhà" mình bằng vô số những nhiệm vụ vụn vặt, tin rằng họ đang "dọn dẹp" công việc.

Họ không dọn dẹp, họ đang tạo ra sự hỗn loạn. Họ giống như một người cố gắng dọn tuyết trong một trận bão tuyết bằng một chiếc thìa cà phê. Họ bận rộn, nhưng con đường không bao giờ quang đãng.

Hãy nhìn vào triết lý Kaizen (Cải tiến liên tục) của Nhật Bản, đặc biệt là tại Toyota. Kaizen cũng được xây dựng trên những hành động nhỏ, những cải tiến "2 phút". Một công nhân trên dây chuyền sản xuất nhận thấy rằng việc với tay lấy một con ốc vít làm mất 2 giây. Anh ta đề xuất dời khay ốc vít lại gần hơn 5cm. Hành động "2 phút" đó, khi được nhân lên hàng nghìn lần mỗi ngày, đã tiết kiệm cho công ty hàng triệu đô la. Nhưng sự khác biệt là gì?

- Hành động "2 phút" của nhà quản lý hiện đại là ngẫu hứng, phản ứng và ngắt quãng.

- Hành động "2 phút" của Kaizen là có chủ đích, tập trung và cải tiến.

Nhà quản lý hiện đại dùng 2 phút để thêm một nhiệm vụ (kiểm tra email, hỏi một câu). Người công nhân Kaizen dùng 2 phút để loại bỏ một nhiệm vụ (giảm bớt một động tác thừa).

Triết lý "Chính đạo trị doanh" của chúng ta đi theo con đường Kaizen. Chúng ta không tìm cách làm nhiều việc hơn 2 phút, chúng ta tìm cách loại bỏ những việc 2 phút vô nghĩa.

Là một nhà lãnh đạo ẩn danh, tôi cũng có Định luật 2 phút của riêng mình. Nhưng nó không phải để "Hoàn thành mọi việc" mà là để "Phụng sự mọi người".

Khi tôi có một khoảng thời gian 2 phút, đứng trong xưởng, chờ một lô hàng mới, tôi không rút điện thoại ra để "dọn dẹp email". Đó là một sự trốn thoát khỏi thực tại.

Thay vào đó, tôi dùng 2 phút của mình để quan sát.

- Tôi dùng 2 phút để nhìn chị Lan ở tổ đóng gói. Tôi thấy cổ tay chị có vẻ mỏi, có lẽ cái bàn làm việc quá cao?

- Tôi dùng 2 phút để lắng nghe anh Ba ở tổ kỹ thuật. Tôi nghe anh nói chuyện điện thoại với vợ, giọng anh có vẻ lo lắng về tiền học của con.

- Tôi dùng 2 phút để bước đến chỗ một công nhân mới và chỉ đơn giản là mỉm cười, gật đầu: "Bạn mới vào nhưng bạn làm tốt quá."

Những hành động 2 phút này không dọn dẹp "danh sách công việc" (to-do list) của tôi. Chúng xây dựng "gia đình" của tôi. Chúng cho tôi dữ liệu - những dữ liệu về cảm xúc, về cuộc sống - mà không một C-level nào có được.

Khi tôi đến thăm nhà một nhân viên bị ốm (như triết lý của chúng ta), đó cũng là một hành động bắt đầu từ 2 phút quan sát: 2 phút nhận thấy họ không ổn.

Và cuối cùng, chúng ta hãy quay lại với nhận định của Allen: "Làm thì tốn ít thời gian hơn là nghĩ về việc đó."

Tại sao nhân viên của chúng ta lại "nghĩ" (trì hoãn)? Họ không trì hoãn vì lười, họ trì hoãn vì sợ hãi: Sợ làm sai, sợ bị la mắng, sợ không hoàn hảo. Họ trì hoãn vì mơ hồ: Họ không biết chính xác phải làm gì, hoặc tại sao việc đó lại quan trọng.

Một nhà lãnh đạo hiện đại thấy sự trì hoãn và họ ném "Định luật 2 phút" vào mặt nhân viên: "Đừng nghĩ nữa, làm đi!"

Một nhà lãnh đạo "Chính đạo" thấy sự trì hoãn và tự hỏi: "Mình đã làm gì khiến họ sợ hãi? Mình đã không rõ ràng ở điểm nào?"

Công việc của chúng ta không phải là thúc ép họ "làm trong 2 phút". Công việc của chúng ta là tạo ra một môi trường an toàn và rõ ràng đến mức cái "suy nghĩ" (nỗi sợ) tự nó tan biến, chỉ còn lại hành động "làm" (dòng chảy).

Lời kết

Định luật 2 phút là một con dao hai lưỡi. Nó có thể là một công cụ giải phóng, giúp chúng ta dọn dẹp những việc vặt vãnh. Nhưng nó cũng có thể trở thành một nhà tù của sự ngắt quãng, một cơn bão của những việc vội vã.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo "Chính đạo", chúng ta hãy sử dụng những khoảng thời gian 2 phút đó một cách khôn ngoan.

Đừng dùng 2 phút để gửi một email ngắt quãng. Hãy dùng 2 phút đó để đi bộ đến bàn làm việc của một "người nhà" và nói một lời cảm ơn. Đừng dùng 2 phút để kiểm tra mạng xã hội, hãy dùng 2 phút đó để nhìn ra ngoài cửa sổ và hít thở, tái tạo lại năng lượng của chính mình. Đừng dùng 2 phút để thêm gánh nặng cho người khác, hãy dùng 2 phút đó để tìm cách loại bỏ một gánh nặng nhỏ cho họ.

Bởi vì một nhà lãnh đạo vĩ đại không được đo lường bằng số lượng nhiệm vụ 2 phút mà họ hoàn thành. Họ được đo lường bằng chất lượng của sự kết nối mà họ xây dựng, ngay cả trong những khoảnh khắc ngắn ngủi nhất.