GEMBA WALK – NƠI SỰ THẬT HIỆN HỮU (P2)

Với tôi, kinh doanh luôn phải hướng đến sự tự do. Với hơn 6000 nhân sự dưới quyền nhưng tôi thường xuyên "lang bạt" khắp nơi để tìm kiếm những cơ hội đầu tư mới. Ước mơ thời niên thiếu - được "cải thiện bữa cơm" cho nhiều người - vẫn luôn là kim chỉ nam trong mọi quyết định. Tuy nhiên, nếu hôm nay bạn đang ở vị trí C-level và vẫn phải gắn bó trực tiếp với công việc, hãy thử một vài lần rời khỏi văn phòng, tản bộ và quan sát mọi thứ với một tâm thế đặc biệt: Gemba Walk.

Gemba Walk không chỉ là một phương pháp quản lý, mà còn là một triết lý. "Gemba" trong tiếng Nhật có nghĩa là "nơi sự thật đang diễn ra", hay đơn giản là nơi công việc thực tế được thực hiện. Nó yêu cầu người lãnh đạo rời bỏ chiếc bàn làm việc, rời xa những báo cáo hào nhoáng trên Excel, PowerPoint hay những con số KPI khô khan để đến trực tiếp nơi sản xuất, nơi bán hàng hay nơi cung cấp dịch vụ. Đây không phải là hành động giám sát hay kiểm tra, mà là một cách tư duy sâu sắc, dựa trên sự quan sát, đối thoại và không ngừng cải tiến.

Có một sự thật hiển nhiên mà các doanh nghiệp như Toyota đã thấm nhuần từ lâu: mọi vấn đề đều bắt nguồn từ những chi tiết nhỏ. Nếu người quản lý chỉ ngồi trong phòng họp, lắng nghe báo cáo, họ sẽ rất dễ rơi vào ảo tưởng rằng mọi thứ vẫn ổn. Trong thời đại công nghệ hiện đại, dashboard và dữ liệu có thể mang lại cảm giác kiểm soát, nhưng chúng không bao giờ nói lên được hết bối cảnh, nguyên nhân hay câu chuyện đằng sau những con số.

Khi một tổ chức phát triển, khoảng cách giữa "người quyết định" (lãnh đạo) và "người thực thi" (nhân viên) ngày càng lớn. Gemba Walk chính là cầu nối lấp đầy khoảng cách này, ngăn chặn sự lệch pha trong vận hành. Nó giúp lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc, trực quan về thực tế, thay vì chỉ dựa vào những dữ liệu gián tiếp, đôi khi đã bị "làm đẹp" trên các báo cáo.

Để một chuyến Gemba Walk thành công, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cốt lõi:

- Go to Gemba (Đi đến nơi làm việc thực tế): Bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải có mặt tại nơi diễn ra công việc. Đó có thể là một nhà xưởng, một dây chuyền sản xuất hay chỉ đơn giản là một khu văn phòng.

- Observe & Ask Why (Quan sát và Đặt câu hỏi): Đừng chỉ nhìn, hãy quan sát cách mọi việc đang được thực hiện. Sau đó, đặt những câu hỏi mang tính gợi mở thay vì những câu hỏi đóng: "Có điều gì đang gây khó khăn cho anh/chị không?" thay vì "Làm tới đâu rồi?". Hãy đào sâu vào nguyên nhân gốc rễ bằng cách hỏi "tại sao" một cách liên tục.

- Engage with Employees (Giao tiếp với nhân viên): Những người trực tiếp làm việc là kho tàng kiến thức. Hãy lắng nghe họ. Đừng chỉ tìm kiếm vấn đề, hãy tìm kiếm những giải pháp mà họ đã nghĩ ra.

- Scientific Problem-Solving (Giải quyết vấn đề một cách khoa học): Khi phát hiện vấn đề, đừng vội vàng đưa ra quyết định cảm tính. Hãy áp dụng các phương pháp khoa học như chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act) để giải quyết vấn đề một cách bài bản.

- Lead with Humility (Lãnh đạo bằng sự khiêm tốn): Gemba Walk không phải là buổi "thị sát". Hãy tôn trọng ý kiến của mọi người. Sự khiêm tốn sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin và tạo dựng một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người sẵn sàng chia sẻ sự thật.

Khi thực hành Gemba Walk một cách đúng đắn, bạn sẽ gặt hái được những lợi ích vô cùng quý giá:

- Hiểu rõ và sâu sắc quy trình: Bạn sẽ có cái nhìn trực tiếp và toàn diện về hoạt động, giúp phát hiện những vấn đề từ gốc rễ.

- Phát hiện lãng phí và cơ hội cải tiến: Mắt thường sẽ giúp bạn nhận ra những điểm nghẽn, những công đoạn không tạo ra giá trị, từ đó đưa ra những cải tiến kịp thời.

- Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục: Gemba Walk tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cùng tham gia vào quá trình cải tiến, không phải là một nhiệm vụ ép buộc.

- Xây dựng mối quan hệ và niềm tin: Sự hiện diện của bạn tại nơi làm việc là lời khẳng định rằng bạn quan tâm đến nhân viên. Điều này sẽ xây dựng lòng tin và sự kết nối bền chặt.

- Đưa ra quyết định dựa trên thực tế: Thay vì dựa vào những báo cáo gián tiếp, bạn sẽ đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả hơn dựa trên thông tin thực tế thu thập được.

Cuối cùng, Gemba Walk không chỉ là một công cụ quản lý. Nó là một triết lý sống. Bằng cách đến nơi sự thật đang diễn ra, bạn không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn tái lập mối quan hệ giữa người lãnh đạo và nhân viên, biến tổ chức thành một thể thống nhất, cùng nhau hướng đến sự vĩ đại.