Một người vừa đi vừa nói chuyện điện thoại, mải mê với cuộc đối thoại trong thế giới ảo mà hoàn toàn không nhận thức được thế giới thực, họ dễ dàng va vào người khác. Và đáng báo động hơn, họ thậm chí không hề nhận thấy một chú hề đang đi chiếc xe đạp một bánh ở trên đường.

Câu chuyện này, được ghi lại từ một nghiên cứu có thật, không chỉ là một lời cảnh báo về an toàn giao thông. Đó là một ẩn dụ chính xác đến đau lòng về thực trạng của các nhà lãnh đạo và nhân viên của họ ngày nay.

Họ đang "đa nhiệm", họ đang bận rộn. Và họ đang bỏ lỡ "chú hề" - họ bỏ lỡ sự sáng tạo, bỏ lỡ những cơ hội, bỏ lỡ các dấu hiệu cảnh báo, và bi kịch nhất, họ bỏ lỡ cuộc sống và bỏ lỡ nhau.

"Đề nghị với một doanh nhân đừng làm nhiều việc cùng một lúc cũng giống như bảo một con voi tránh xa hồ nước". Các nhà lãnh đạo - những người mà tôi gọi là "nhà quản lý bận rộn" - họ tôn vinh sự đa nhiệm. Họ tự hào về việc trả lời email trong khi đang họp, ký duyệt văn bản trong khi đang phỏng vấn, và ăn trưa ngay tại bàn làm việc.

Họ tin rằng đó là dấu hiệu của tầm quan trọng, của hiệu suất.

Nhưng triết lý "Chính đạo trị doanh" của chúng ta nhìn thấy sự thật. Giống như bạn đã chỉ ra, "đa nhiệm" là một thuật ngữ bị dùng sai. Phải gọi chính xác là "hoán đổi nhiệm vụ" (task-switching). Và "hoán đổi nhiệm vụ" là kẻ thù của sự xuất sắc.

Mỗi lần chúng ta chuyển từ email sang một báo cáo, rồi sang một tin nhắn nhanh, rồi quay lại email, não của chúng ta phải trả một cái "thuế" năng lượng. Nó giống như việc bạn cố gắng đun sôi một ấm nước bằng cách cứ năm giây lại nhấc nó ra khỏi bếp. Bạn sẽ chỉ có một ấm nước nguội ngắt và một bình gas cạn kiệt.

Các nhà lãnh đạo hiện đại không chỉ tự làm cạn kiệt năng lượng của chính họ; họ đang ép buộc toàn bộ tổ chức của mình làm điều tương tự.

Họ tạo ra một nền văn hóa "phản ứng tức thì". Họ gửi một tin nhắn và kỳ vọng nhân viên trả lời trong vòng 5 phút, bất kể người nhân viên đó đang làm gì. Họ đã biến những "người nhà" của mình thành những con rối giật dây, liên tục bị kéo từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, không bao giờ có được sự bình yên để thực sự hoàn thành một việc gì đó.

Vấn đề là chúng ta có quá nhiều nhiệm vụ với sức lực và thời gian có hạn.

Nhưng ai là người tạo ra "quá nhiều nhiệm vụ" đó? Chính là những nhà lãnh đạo yếu kém. Họ không có khả năng phân biệt đâu là việc quan trọng, nên đối với họ, mọi việc đều quan trọng. Và khi mọi thứ đều quan trọng, thì không có gì thực sự quan trọng cả.

Hãy cùng tôi tìm về quá khứ và bạn sẽ thấy rằng mọi thiên tài, mọi bậc thầy đều hiểu rõ điều này.

Alexander Graham Bell đã nói một câu tuyệt vời mà chúng ta phải khắc cốt ghi tâm: “Tập trung toàn bộ vào một công việc hiện tại của bạn, cũng giống như ánh mặt trời phải được tụ lại mới có thể đốt cháy.”

Một nhà lãnh đạo hiện đại đang rải ánh nắng của họ đi khắp nơi. Họ làm ấm lên 100 điểm khác nhau, nhưng không bao giờ đốt cháy được một mục tiêu nào.

Hãy nghĩ về một thiền sư Nhật Bản đang vẽ một vòng tròn Zen (Enso), chỉ một nét cọ. Trong khoảnh khắc đó, không có quá khứ, không có tương lai, không có email, không có cuộc họp. Chỉ có thiền sư, cây cọ, mực và tờ giấy. Toàn bộ vũ trụ của ông ấy được tập trung vào một điểm duy nhất, một hành động duy nhất. Và kết quả là một vòng tròn hoàn hảo, biểu tượng của sự giác ngộ, của sự trọn vẹn. Đó là sức mạnh của việc "làm từng việc một".

Hay hãy nhìn vào Steve Jobs khi ông quay trở lại Apple vào năm 1997. Công ty đang bên bờ vực phá sản, và họ đang sản xuất hàng tá sản phẩm: máy in, máy chơi game, vô số dòng máy tính. Họ đang "đa nhiệm" đến mức sắp chết.

Việc đầu tiên Jobs làm là gì? Ông đã triệu tập các giám đốc của mình và vẽ hai cột lên bảng: "Người tiêu dùng" và "Chuyên nghiệp". Sau đó là hai hàng: "Máy tính để bàn" và "Máy tính xách tay".

"Chỉ bốn sản phẩm," ông nói. "Chúng ta sẽ hủy bỏ mọi thứ khác."

Ông không chỉ tập trung vào một việc. Ông đã cứu công ty bằng cách ra lệnh cho toàn bộ tổ chức chỉ làm "từng việc một". Ông đã thu tất cả ánh sáng mặt trời phân tán của Apple và tập trung chúng lại. Và, như chúng ta đã biết, nó đã "đốt cháy", tạo ra một ngọn lửa làm thay đổi cả thế giới.

Triết lý "Chính đạo trị doanh" của chúng ta đòi hỏi một vai trò hoàn toàn khác.

Khi tôi âm thầm làm việc với tư cách là một người công nhân, tôi đã thấy nỗi thống khổ của việc "hoán đổi nhiệm vụ". Tôi đã thấy một kỹ sư thiết kế tài năng (giống như Tuấn mà chúng ta đã nói) bị ngắt quãng 6 lần trong một giờ bởi các email "khẩn cấp" từ các phòng ban khác. Tôi đã thấy sự mệt mỏi trong mắt anh ấy, sự sáng tạo bị bóp chết.

Vậy, một nhà lãnh đạo "Chính đạo" làm gì?

Chúng ta không tham gia vào sự điên rồ của đa nhiệm. Chúng ta chấm dứt nó.

- Chúng ta là "người gác cổng" của sự tập trung: Với vai trò lãnh đạo ẩn danh của mình, tôi xem bản thân mình và hai trợ lý của tôi là một "lá chắn". Các C-level khác, các quản lý cấp trung, họ có thể gửi hàng trăm yêu cầu "khẩn cấp". Nhưng những yêu cầu đó không bao giờ đến thẳng "người nhà" của tôi, chúng đến chỗ chúng tôi trước. Chúng tôi là bộ lọc, chúng tôi hỏi: "Việc này có thực sự đốt cháy được mục tiêu của chúng ta không? Hay nó chỉ là một tia sáng phân tán?" Hầu hết thời gian, 90% các yêu cầu đó bị chúng tôi từ chối, trì hoãn hoặc gộp lại.

2. Chúng ta tạo ra "những vòng tròn Zen": Chúng tôi thiết kế công việc không phải theo "ngày", mà theo "khối tập trung". Chúng tôi khuyến khích các "giờ không họp", "buổi sáng tập trung sâu". Chúng tôi bảo vệ thời gian của nhân viên như thể đó là tài sản quý giá nhất của công ty—bởi vì đúng là như vậy.

3. Chúng ta thăm hỏi "gia đình", không phải "nhân viên": Khi tôi đến thăm nhà một nhân viên, tôi thấy họ đang cố gắng vừa làm báo cáo vừa trông con nhỏ. Họ đang "đa nhiệm" trong chính ngôi nhà của mình. Một nhà quản lý sẽ nói: "Cố gắng lên, sắp xếp thời gian đi”. Một nhà lãnh đạo "Chính đạo" sẽ nói: "Hãy tắt máy tính đi, thời gian này là của con bạn. Chúng tôi sẽ điều chỉnh deadline, hoặc cử người hỗ trợ bạn." Chúng ta không quản lý công việc của họ; chúng ta bảo vệ cuộc sống của họ, để khi họ làm việc, họ có thể thực sự tập trung vào công việc.

Lời kết

Đừng tự hào về số lượng email bạn trả lời. Hãy tự hào về chất lượng của một ý tưởng duy nhất mà bạn nuôi dưỡng. Đừng tự hào về số lượng cuộc họp bạn tham dự, hãy tự hào về số lượng cuộc họp bạn hủy bỏ để "người nhà" của mình có thể làm việc.

Đừng là hơi ấm phân tán của mặt trời. Hãy là tia laser hội tụ.

Trong triết lý "Chính đạo trị doanh", người lãnh đạo không phải là người làm nhiều việc nhất. Người lãnh đạo là người bảo vệ quyết liệt nhất cho sự tập trung của tổ chức. Bởi vì họ biết, cũng như Alexander Graham Bell đã biết, rằng chỉ khi ánh sáng được tụ lại, chúng ta mới có thể tạo ra ngọn lửa.

Và công việc của chúng ta, bạn và tôi, là đi nhóm lên ngọn lửa đó. Từng việc một.