“Nếu bạn chờ đến phút cuối cùng thì tất cả sẽ hoàn thành trong phút cuối đó”. Đó là lời đúc kết của Cyril Northcote Parkinson, một nhà sử học hải quân người Anh, người đã châm biếm sâu sắc về sự thiếu hiệu quả của bộ máy quan liêu trong một bài luận hài hước đăng trên tờ The Economist vào năm 1955.

Ông nói rằng: "Công việc sẽ tự dãn ra để lấp đầy khoảng thời gian được ấn định cho nó."

Tất cả chúng ta đều đã trải nghiệm qua định luật này. Chúng ta vất vả, lo lắng suốt cả tháng trời để hoàn thành một dự án, và rồi, như một phép màu, mọi thứ được hoàn thành một cách gấp gáp, vội vã, nhưng kỳ diệu, ngay trong tuần làm việc cuối cùng. Hay như chính căn nhà của bạn, vốn có thể cực kỳ bừa bãi và lộn xộn cả tuần, nhưng chỉ vài giờ ngắn ngủi trước khi có khách quý đến thăm, mọi thứ bỗng nhiên được sắp xếp ngăn nắp và tinh tươm.

Những nhà lãnh đạo thời nay - những người mà tôi thường gọi là "nhà quản lý" chứ không phải "nhà lãnh đạo" - nhìn vào định luật này và reo lên: "Aha! Giải pháp đây rồi!"

Họ nhìn thấy sự trì hoãn của nhân viên và ngay lập tức áp dụng giải pháp mà Parkinson đã gợi ý một cách châm biếm: đặt ra một thời hạn (deadline) ngắn hơn, đặt lịch họp sớm hơn bình thường. Họ tin rằng chỉ cần tìm đúng "điểm nhạy cảm" trong lịch trình và biến công việc trở nên gấp rút hơn, đó là công thức cho hiệu suất. Đó là một công thức "khá liều lĩnh".

Và với hơn 15 năm trải nghiệm của mình, hơn 15 năm âm thầm quan sát nhân viên của tôi trong vai trò của một người công nhân bình thường, Hơn 15 năm đi sâu vào tận khu nhà trọ, thăm hỏi những người thân ốm đau của họ, tôi xin nói với bạn: Đó không chỉ là liều lĩnh. Đó là một sự thất bại trong tư duy lãnh đạo.

Những nhà quản lý đó, họ đang cố gắng quản lý cái đồng hồ. Họ quên mất rằng họ phải quản lý con người.

Trong hành trình nghiên cứu lịch sử, tôi không thể không nhắc đến một cột mốc vĩ đại về hiệu suất: Henry Ford và dây chuyền lắp ráp.

Trước khi Ford áp dụng dây chuyền, việc lắp ráp một chiếc xe Model T mất hơn 12 giờ. Sau đó thì sao? Con số giảm xuống chỉ còn khoảng 1 giờ 33 phút. Đó là một cuộc cách mạng về năng suất, một sự áp dụng tàn nhẫn và tuyệt đối của việc "rút ngắn thời gian". Về mặt lý thuyết, Ford đã đánh bại Định luật Parkinson bằng cách không cho công việc có thời gian để "dãn ra".

Nhưng cái giá phải trả là gì?

Là một nhà lãnh đạo ẩn danh, tôi đã từng làm việc trong những nhà máy tương tự. Tôi đã cảm nhận được sự mệt mỏi, sự lặp đi lặp lại đến vô hồn khi bạn chỉ vặn một con ốc, lặp đi lặp lại hàng nghìn lần mỗi ngày. Các nhà sử học ghi lại rằng công nhân của Ford ghét công việc đó. Công việc thật đơn điệu, mệt mỏi và phi nhân tính. Tỷ lệ nghỉ việc cao đến mức khủng khiếp; có tài liệu ghi rằng vào năm 1913, Ford phải thuê hơn 52.000 người chỉ để duy trì lực lượng lao động 14.000 người.

Và "ngày làm 5 đô la" nổi tiếng của ông thì sao? Nhiều người ca ngợi đó là lòng nhân ái. Nhưng lịch sử và kinh nghiệm của tôi cho thấy, đó không phải là sự thấu hiểu. Đó là một hành động "tuyệt vọng" về mặt kinh doanh. Đó là một sự thừa nhận rằng công việc đã bị ép đến mức phi nhân tính, đến mức ông phải dùng "lợi ích kinh tế" để mua sự trung thành mà đáng lẽ ra ông phải có được bằng sự thấu hiểu.

Ford đã tạo ra một cỗ máy hiệu suất, nhưng ông đã đánh mất trái tim của nhân viên. Các nhà lãnh đạo hiện đại, khi áp dụng các deadline ngột ngạt, họ chính là đang đi theo cái bóng của Ford. Họ có thể hoàn thành dự án đúng hạn, nhưng họ đang bào mòn tinh thần, sự sáng tạo và lòng trung thành của "người nhà" mình. Họ có được hiệu suất, nhưng họ mất đi "Doanh nghiệp".

Hãy nhìn vào lịch sử Á Đông, nơi chúng ta có một hình mẫu về sự tận tụy và hiệu suất gần như tuyệt đối: Thừa tướng Gia Cát Lượng của nhà Thục Hán.

Ông là một người làm việc không màng thời gian. Ông tự mình xem xét các công văn, dù lớn hay nhỏ, tự mình thiết kế nỏ liên châu, tự mình điều binh khiển tướng. Ông không để công việc "dãn ra". Nhưng chính sự tận tụy đó cũng là gánh nặng của ông. Và bi kịch xảy ra ở Nhai Đình.

Mã Tắc, người mà ông yêu quý, đã không tuân thủ kế hoạch, dẫn đến thảm bại. Định luật Parkinson không áp dụng ở đây; đây là áp lực của chiến tranh. Nhưng phản ứng của Gia Cát Lượng đã cho chúng ta thấy một bi kịch của người lãnh đạo. Ông đã "gạt nước mắt chém Mã Tắc".

Tại sao ông lại khóc? Ông khóc vì luật pháp nghiêm minh, nhưng cũng khóc vì ông đã đặt nhầm người, và khóc vì ông phải hy sinh một tài năng, một người ông xem như con cháu. Trong khoảnh khắc đó, Gia Cát Lượng đã chọn làm một nhà quân sự thay vì một người thầy. Ông đã chọn luật pháp thay vì sự thấu hiểu (dù có thể đã quá muộn).

Các nhà lãnh đạo hiện đại đang lặp lại điều này, nhưng với một phiên bản tàn nhẫn hơn: Họ sa thải nhân viên vì không đạt KPI, họ gây áp lực đến nghẹt thở để đạt deadline, và họ làm điều đó mà không rơi một giọt nước mắt nào.

Họ chỉ thấy sự thất bại của Nhai Đình (dự án trễ) mà không tự hỏi: Liệu Mã Tắc (nhân viên) có được trang bị đúng? Liệu họ có bị đặt vào một vị trí quá sức? Liệu sự trì hoãn của họ (mà chúng ta gọi là "Parkinson") có phải là biểu hiện của sự sợ hãi, thiếu kỹ năng, hay thiếu định hướng?

Triết lý "Chính đạo trị doanh" của tôi, của chúng ta, đòi hỏi chúng ta phải khóc như Gia Cát Lượng, nhưng phải khóc trước khi bi kịch xảy ra. Chúng ta phải thấu hiểu đủ sâu để ngăn chặn Nhai Đình, chứ không phải trừng phạt Mã Tắc.

Nếu không phải là áp lực của Ford, cũng không phải là bi kịch của Gia Cát Lượng, vậy giải pháp cho Định luật Parkinson là gì?

Định luật Parkinson không phải là một định luật về thời gian. Nó là một định luật về sự thiếu động lực. Công việc dãn ra để lấp đầy thời gian, bởi vì thời gian là thứ duy nhất người nhân viên có. Họ không có mục đích, họ không có sự kết nối, họ không có cảm giác được thấu hiểu.

Là một lãnh đạo ẩn danh, tôi đã chứng kiến điều này hàng ngàn lần. Khi tôi ngồi cạnh một người công nhân trong xưởng, tôi thấy anh ta không phải là lười biếng. Anh ta trì hoãn vì anh ta sợ làm sai và bị cấp trên (những C-level không bao giờ biết mặt tôi) la mắng. Khi tôi đến thăm nhà một nhân viên kinh doanh, tôi thấy cô ấy trì hoãn việc gọi điện cho khách hàng không phải vì cô ấy lười, mà vì cô ấy đang kiệt sức sau khi chăm sóc người mẹ già ốm đau.

Một nhà lãnh đạo "Chính đạo" không nhìn vào đồng hồ mà họ nhìn vào cuộc đời.

Và đây là lúc tôi muốn giới thiệu một triết lý gần gũi với chúng ta nhất. Đó là Akio Morita, người đồng sáng lập tập đoàn Sony vĩ đại. Ông là một nhà lãnh đạo châu Á thấu hiểu sâu sắc điều này.

Morita đã từng nói: "Nhiệm vụ quan trọng nhất của một nhà quản lý là phát triển một mối quan hệ lành mạnh trong công ty, một cảm giác rằng nhân viên và người quản lý cùng chung một số phận."

Ông tin rằng con người không làm việc chỉ vì tiền. Ông nói: "Để thúc đẩy mọi người, bạn phải đưa họ vào gia đình và đối xử với họ như những thành viên được tôn trọng”. Đây! Đây chính là "Chính đạo trị doanh".

Một nhân viên được đối xử như một "công cụ" (như ở Ford) sẽ chỉ làm việc khi bị giám sát. Một nhân viên được đối xử như một "thành viên gia đình" (như ở Sony của Morita, hay trong triết lý của chúng ta) sẽ làm việc vì niềm tự hào và trách nhiệm với gia đình đó.

Khi một người lãnh đạo hiểu được điều này, Định luật Parkinson tự nó biến mất. Tại sao?

- Mục đích thay thế thời gian: Thay vì nói: "Anh có 2 tuần để làm việc này", một nhà lãnh đạo "Chính đạo" sẽ nói: "Công việc này rất quan trọng vì nó sẽ giúp đỡ gia đình kia (khách hàng) và bảo vệ công việc của những người anh em khác trong nhóm chúng ta”. Khi mục đích rõ ràng, thời gian không còn là yếu tố chi phối.

- Sự thấu hiểu thay thế áp lực: Khi tôi, trong vai trò người công nhân, thấy một đồng nghiệp đang trì hoãn, tôi không báo cáo anh ta. Tôi lại gần, vỗ vai và hỏi: "Có chuyện gì không ổn à? Ở nhà mọi việc vẫn tốt chứ?". Có thể anh ta chỉ cần một lời khuyên kỹ thuật. Có thể anh ta cần tôi giúp trông con anh ta một buổi tối để anh ta tập trung. Một nhà lãnh đạo phải là người loại bỏ rào cản, chứ không phải là người tạo ra áp lực.

- Trao quyền thay vì ra lệnh: Akio Morita nổi tiếng với việc trao quyền. Ông nói với các kỹ sư của mình: "Cứ làm những gì bạn nghĩ là đúng. Nếu bạn mắc sai lầm, bạn sẽ học được từ nó”. Khi nhân viên được tin tưởng, họ sẽ không "chờ đến phút cuối". Họ sẽ hành động ngay lập tức vì họ sở hữu công việc đó. Họ không sợ hãi.

Lời kết

Những nhà lãnh đạo yếu kém nhất là những người bị ám ảnh bởi thời gian. Họ họp liên miên để "tiết kiệm thời gian", họ đặt ra những deadline vô lý để "tăng hiệu suất", họ biến nơi làm việc thành một cuộc đua mệt mỏi với chiếc đồng hồ.

Định luật Parkinson, cái mà Cyril Northcote Parkinson viết ra như một lời mỉa mai, đã vô tình trở thành cuốn kinh thánh cho những nhà quản lý tồi.

Nhưng bạn và tôi, chúng ta đi trên con đường "Chính đạo", chúng ta biết rằng một nhà lãnh đạo thực thụ không quản lý thời gian của nhân viên, họ quản lý năng lượng, sự tập trung và tình yêu của nhân viên dành cho công việc.

Đừng cố gắng rút ngắn deadline một cách "liều lĩnh" mà hãy dành thời gian đó để đến thăm nhà nhân viên của bạn. Hãy ngồi xuống và làm việc bên cạnh họ, hãy âm thầm quan sát để hiểu họ thực sự cần gì.

Khi bạn coi nhân viên của mình như người nhà, khi họ cảm thấy được thấu hiểu và che chở, họ sẽ không bao giờ để bạn phải "chờ đến phút cuối". Họ sẽ hoàn thành công việc với tất cả trái tim, không phải vì áp lực của thời hạn, mà vì tình yêu dành cho "gia đình" mà bạn và họ cùng nhau xây dựng.

Đó mới là cách "Chính đạo trị doanh" chiến thắng Định luật Parkinson.