ĐẶT MỤC TIÊU RÕ RÀNG
Sau khi đã "chạm" vào trái tim nhân viên và "chạm" vào
công việc của họ, giờ là lúc chúng ta "chạm" vào mục đích.
Một con tàu không thể ra khơi nếu không có hải trình. Một đội quân không thể
chiến thắng nếu không biết mình đang chiến đấu vì điều gì. Và một nhân viên,
một "người nhà" của chúng ta, không thể làm việc hiệu quả nếu họ bị
lạc trong một khu rừng của những mệnh lệnh mâu thuẫn.
Biển cả của thế giới kinh doanh luôn đầy sương mù. Sương mù của sự thay đổi
thị trường, sương mù của đối thủ cạnh tranh, và sương mù của chính những phức
tạp nội tại. Trong màn sương đó, điều đội ngũ của bạn cần không phải là một
người thuyền trưởng đứng trên boong hò hét "Hãy đi nhanh lên!". Điều
họ cần là một ngọn đèn hải đăng - một tín hiệu duy nhất, rõ ràng, và kiên định,
chỉ cho họ đâu là bến đỗ an toàn.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất, nhưng lại thường bị xem nhẹ nhất,
chính là "mục tiêu rõ ràng". Trách nhiệm của người lãnh đạo là thắp
lên ngọn hải đăng đó.
Nhưng bi kịch của quản trị hiện đại là gì? Các nhà lãnh đạo ngày nay không
cho nhân viên một ngọn hải đăng mà họ cho nhân viên một quả cầu disco.
Họ chiếu hàng chục, hàng trăm tia sáng le lói về mọi hướng và gọi đó là
"đa nhiệm" (multitasking) hay "sự nhanh nhẹn" (agility). Họ
giao 10 "ưu tiên" cùng một lúc trong một cuộc họp, và nghĩ rằng điều
đó thể hiện "kỳ vọng cao". Họ đã lầm, họ không tạo ra động lực mà họ
đang tạo ra sự tê liệt.
Từ góc nhìn của một người công nhân, một người đã đứng trong xưởng máy, đã
ngồi trong các văn phòng mở suốt 15 năm qua, tôi sẽ nói cho bạn biết cảm giác
thật khi nhận được 10 "ưu tiên" đó.
Nó không phải là cảm giác được truyền cảm hứng. Nó là cảm giác của sự chết
đuối.
Khi mọi thứ đều "khẩn cấp", thì không còn gì là khẩn cấp cả. Khi
mọi thứ đều "quan trọng", thì không còn gì là quan trọng nữa. Nhân
viên của bạn, những con người tận tụy đó, họ sẽ rơi vào một trong hai trạng
thái:
- Sự tê liệt: Họ không biết bắt đầu từ đâu. Nỗi sợ làm sai "ưu
tiên" số 3 trong khi đang làm "ưu tiên" số 7 khiến họ không thể
làm tốt bất cứ việc gì. Họ dành cả ngày để chuyển đổi giữa các tác vụ, và cuối
ngày, họ mệt lả nhưng không có gì được hoàn thành trọn vẹn.
- Sự phó mặc: Họ tự chọn một việc dễ nhất (chứ không phải quan trọng nhất)
để làm, chỉ để có thứ "báo cáo". Họ mất đi sự chủ động, mất đi tư duy
chiến lược, bởi vì "chiến lược" của sếp họ là "làm tất cả mọi
thứ".
Chắc có lẽ bạn cũng hiểu một sự thật: ngay cả những người xuất sắc nhất cũng
chỉ có thể tập trung tối đa vào ba khía cạnh chính. Và tôi muốn đẩy sự thật đó
đi xa hơn nữa: Tốt nhất là chỉ Một.
Chúng ta không cần tìm kiếm những lý thuyết quản trị tân thời để hiểu điều
này. Cổ nhân đã đúc kết nó hàng ngàn năm trước.
Tôn Tử, trong binh pháp của mình, đã dạy về tầm quan trọng của việc
"tập trung lực lượng". Một vị tướng khôn ngoan không dàn trải quân
của mình để tấn công 10 cổng thành cùng một lúc. Ông ta sẽ dồn toàn bộ sức
mạnh, toàn bộ tâm trí, vào một điểm yếu duy nhất, một cổng thành duy nhất, và
đánh sập nó. Đó chính là "ưu tiên Một".
Hãy nhìn vào những cung thủ thiện xạ, họ có nhìn 10 con mồi cùng lúc không?
Không. Họ nín thở, tập trung toàn bộ tinh-khí-thần vào một mục tiêu duy
nhất. Chỉ khi đó, mũi tên mới bay trúng đích.
Trong thế giới hiện đại, Warren Buffett được cho là đã đưa ra "Quy tắc
25/5" trứ danh. Hãy viết ra 25 mục tiêu bạn muốn đạt được. Sau đó, khoanh
tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất. Và điều quan trọng nhất? Hãy tránh xa 20
mục tiêu còn lại bằng mọi giá, bởi chúng là những kẻ cám dỗ nguy hiểm nhất,
làm bạn xao lãng khỏi những gì thực sự quan".
Từ 25 xuống 5. Gợi ý của tôi là xuống 3. Và triết lý "Chính đạo trị
doanh" của tôi, là xuống Một.
Khi tôi giao việc cho hai trợ lý của mình, hoặc khi tôi (với tư cách ẩn
danh) quan sát các quản lý cấp trung giao việc, tôi luôn tìm kiếm điều này.
Một người lãnh đạo "tháp ngà" sẽ nói: "Tháng này, đội của em
phải tăng doanh số, giảm chi phí, ra mắt sản phẩm mới, và cải thiện dịch vụ
khách hàng." Một người lãnh đạo "Chính đạo" sẽ nói: "Tháng
này, có rất nhiều việc chúng ta có thể làm. Nhưng có Một việc sẽ tạo ra sự khác
biệt lớn nhất. Đó là giảm tỷ lệ khách hàng phàn nàn từ 40% xuống 20%. Mọi thứ
khác đều là thứ yếu. Hãy tập trung toàn bộ sức lực của đội vào mục tiêu
này."
Bạn thấy sự khác biệt không? Sự rõ ràng là một hành động của lòng tốt. Sự mơ
hồ là một hành động của sự tàn nhẫn.
Và nó không dừng lại ở việc chỉ ra mục tiêu. Gợi ý của bạn đã chạm
đến phần sâu sắc nhất: "đảm bảo rằng họ có đủ nguồn lực để đạt được kết
quả mong muốn."
Đây chính là lúc vai trò lãnh đạo ẩn danh của tôi phát huy tác dụng. Khi tôi
đứng đó, làm việc bên cạnh họ, tôi biết tại sao họ không thể đạt được
mục tiêu.
- Người lãnh đạo "tháp ngà" chỉ nhìn thấy con số 40% phàn nàn.
- Tôi - người công nhân - biết rằng phần mềm chăm sóc khách hàng của chúng
ta quá chậm, nó khiến thời gian chờ đợi của khách tăng lên.
- Tôi - người công nhân - biết rằng quy trình đổi trả hàng của chúng ta cần
5 chữ ký, một sự rườm rà khiến khách hàng tức giận.
- Tôi - người công nhân - biết rằng đội ngũ chưa được đào tạo về cách xử lý
khủng hoảng truyền thông mới.
Người lãnh đạo "tháp ngà" chỉ giao mục tiêu. Người lãnh đạo
"Chính đạo" dọn dẹp con đường.
Công việc thực sự của tôi (và của hai trợ lý) không phải là gào thét về mục
tiêu. Công việc của tôi là âm thầm quay về, đảm bảo một hệ thống phần mềm mới
được duyệt chi, đảm bảo quy trình 5 chữ ký được rút xuống còn 1, và đảm bảo một
buổi đào tạo chuyên sâu được tổ chức.
Tôi không chỉ giao mục tiêu. Tôi trao cho họ khả năng để thành
công.
Lời kết
Gửi những người đang mang trọng trách lãnh đạo. Trước khi bạn yêu cầu nhân
viên của mình "leo núi", hãy tự hỏi:
- Bạn đã chỉ cho họ ngọn núi duy nhất cần leo chưa, hay bạn đang chỉ
cho họ cả một dãy Himalaya?
- Ngọn núi đó có rõ ràng không, hay nó bị che khuất trong sương mù của những
thuật ngữ sáo rỗng?
- Và quan trọng nhất, bạn đã vứt bỏ bớt những hòn đá tảng trong ba lô của họ
chưa, hay bạn đang bắt họ leo núi trong khi phải cõng thêm cả kho vũ khí không
cần thiết?
Đừng dàn trải công việc mà hãy hội tụ mục tiêu. Đừng là một quả cầu disco
hỗn loạn mà hãy là một ngọn đèn hải đăng kiên định.
Hãy cho nhân viên của bạn sự xa xỉ của việc được tập trung. Khi bạn làm vậy,
bạn không chỉ cho họ một mục tiêu mà bạn còn đang cho họ một con đường rõ ràng
để đi đến chiến thắng. Bạn đang cho họ sự tôn trọng.
Và khi "người nhà" của bạn cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ làm nên
những điều kỳ diệu. Đó chính là "Chính đạo".
